关于档案常见问题
2024-07-18 14:03:28
关于档案常见问题
问题一：如何查询自己的档案？
以下为自查常见的几种渠道和具体方式:
① 全国人社局
注册并登录全国人社政务服务平台(http://zwfw.mohrss.gov.cn/)，点击【就业创业】板块。
在【跨省流动人员人事档案管理服务】中即可查看档案存档情况。
② 户籍地人才网
搜索户籍所在地人才网或人才交流中心网站，可以登录当地人才公共服务网，按照网站指引找到对应的查询窗口即可查询档案到档情况。
③ 毕业院校/旧工作单位
通过以上方法未能查找到档案存放地的同学，可以尝试联系一下本科院校档案管理处的老师或者以前工作单位的档案管理部门，咨询档案去向。
问题二:我可以自己保管档案吗?
不可以。档案要严格按照规定进行转递，严禁个人保管本人或他人档案。如遇毕业、工作单位变更等情况，请及时督促学校和上一次就业的单位按规定转递档案，切不可自带，更不可
拆封。
问题三:出国留学档案应该放在哪里?
① 高中毕业出国留学的
档案应当存放到户籍对应的区人才服务中心，原则上是就近办理，家长或孩子本人可携带未拆封的就读高中学校档案、孩子本人身份证原件或复印件、户口本原件和复印件、留学签证
复印件或国外院校录取通知书打印件，已在国(境)外就读人员，须提交国(境)外院校有效期内的在读证明”或“学生证”复印件一份，办理档案存放手续。这些项目中的涉及外文的材料需提供经过公证处公证的翻译件。
②高校毕业出国留学的
档案一般会由学校发回生源地或由学校暂管，个人不会接触到。特别提醒:如果是计划参加公务员及事业单位考试录用的，除了留学服务中心出具的学历学位认证证书，档案里还需要有国外学习期间所有的成绩表和配套的翻译件。
问题四:已经出国好几年了，现在档案该怎么办?
如果已经出国好几年了，家长可以尽快将未拆封的档案交到户籍对应的人才服务中心保管。如果已经取得相关国外学历学位的，还需要通过国家教育部留学服务中心认证学历学位，并将“学历学位认证书”打印件一并提交存档。这里特别提示下，对于在港澳台地区学习的，也是需要做学历学位认证的。
问题五:离校后，就不知道档案在哪该怎么办?
对于高校毕业出国留学人员来说，流动人员人事档案已经形成，一般由学校发回生源地人才服务机构或者由学校暂时保管。因此，出国留学离校后不知道档案在哪里，可到户籍地人才中心或毕业学校查询档案，生源地在南京的也可以咨询江苏省高校招生就业指导服务中心。
问题六:回国工作，该如何办理自己的档案?
留学回国工作人员，需要通过国家教育部留学服务中心办理学历学位认证，并将“学历学位认证书”打印件归入档案，然后根据需要将档案送至相对应的档案管理部门进行保管，比如国企、事业单位录用人员，档案需要转到录用单位保管，民营企业聘用人员，根据企业开户托管情况到用人单位所在地的人才机构进行保管，出国前在人才机构办理过档案保管手续的，也可以将学历学位认证证书和劳动合同等工作材料送到档案所在机构，继续留存在原档案管理机构。
问题七:档案损毁、遗失、变死档如何补救?
毕业生档案转寄过程中，档案遗失或损毁需要补办。
（一）补办方法
①在工作单位和毕业学校开具学籍档案遗失或者是失效的证明，加盖公章。(包括高中、大学);
②人事局开具档案激活或者是补办的申请；
③按照档案内所需要的材料到学校等地一 一补办；
④提交身份证复印件等个人资料后进行档案激活或者补办:
⑤由档案接收机构进行档案审查，确认档案齐全无遗漏后封存，补办完成。
注:档案千万不要放在自己手里，超过两年或者私自拆开的话，就变成了死档。变成死档之后，需要激活。
(二)死档激活方法:
①带着户口本、身份证、学信网打印的学历证明等去户籍地人才市场/交流中心请求接收你的档案。
②应届毕业生可以联系学校管理档案的老师，让老师帮忙寄到人才中心。
③在职的小伙伴可以委托单位走调档手续，转到接收档案的相关部门。
问题八:档案私自打开怎么办?
如果档案被私自打开，这可能会破坏其真实性和保密性，导致档案成为“无效”档案，影响其在升学、考公务员、评职称等事项中的正常使用。以下是一些建议的处理方法:
①立即停止使用:一旦发现档案被私自打开，应立即停止使用该档案，避免进一步的损害或风险。
②核实材料:仔细检查档案中的材料，确认是否有任何篡改、丢失或损坏。如果发现任何问题，应立即记录并报告给相关部门。
③联系相关部门:与负责档案管理的部门或机构联系，如学校、人才中心或人事局等，向他们报告档案被私自打开的情况，并咨询他们的建议和指导。
④寻求帮助:如果无法自行处理或解决问题，可以寻求专业的档案服务机构或律师的帮助。他们可以提供专业的建议和解决方案，帮助你恢复档案的真实性和保密性。
⑤补办档案:如果档案中的材料已经丢失或损坏，可能需要重新补办档案。具体的补办流程和材料要求可能因地区和机构而异，可以向相关部门咨询或查询相关规定。
问题九:开调档函是不是必须亲自去?
不一定必须本人亲自去。虽然有些情况下需要本人前往办理相关手续，例如前往公司人事部门或接收档案的部门办理证明，然后携带证明及有效身份证件前往人才市场开具《调档函》，但也有情况允许他人代办。
其实，调档函调档案可以让他人代办，但为了保险起见，最好本人去办理。在办理过程中，需要明确说明调档的目的、需要调阅的档案资料的具体内容和范围，以便档案管理机构进行审核和档案检索。
注:不同地区的具体规定可能有所不同，建议根据当地的相关规定和流程进行办理。
问题十:档案管理服务机构的职责和服务是什么?
（一）职责
流动人员人事档案管理服务机构(以下简称档案管理服务机构)包括县级以上(含县级)人民政府设立的公共就业和人才服务机构，以及经省级人力资源社会保障行政部门授权的单位，
其他任何未经授权的单位不得开展流动人员人事档案管理服务工作。
严禁个人保管本人或他人人事档案。
（二）服务
①档案的接收、转递；
②档案材料的收集、鉴别和归档;
③档案的整理和保管;为符合相关规定的单位提供档案查(借)阅服务;依据档案记载出具存档、经历、亲属关系等相关证明材料；
④为相关单位提供入党、参军、录(聘)用、出国(境)等政审考察服务;党员组织关系的接转等。跨地区就业创业流动人员的人事档案，可由其户籍所在地或现工作单位所在地的档案管理服务机构管理。
问题十一:调档函去哪里开?
调档函的开具地点主要取决于你希望将档案调往的档案管理机构。以下是一些可能的开具地点和步骤:
①档案接收单位:首先，你需要明确你的档案将调往哪个档案管理机构，然后前往该机构并申请一份调档函。在申请之前，你需要与该机构确认其是否能够接收你的档案。
②人才服务中心:在某些情况下，你可能需要前往当地的人才服务中心开具调档函。你需要先前往接收地的人才服务中心开具《接收函》，并加盖公章。然后，你可以凭借这份
《接收函》前往调出地的人才服务中心办理相关手续。
③国家重要的国企和事业单位:如果你希望将档案调往某些特定的国企或事业单位，这些单位可能也有权开具调档函。但请注意，在这些地方开具调档函的前提是你需要进入这些单位入职。
问题十二:调档函办理流程?
在办理调档函时，你需要按照接收地工作人员的要求携带相关证明材料，如毕业证、身份证等。然后，你需要填写相关的表格或登记表，并缴纳可能存在的费用。在审核无误后，人才
中心的工作人员会为你开具调档函，并盖上人才中心的公章。
注:以上步骤和地点可能因地区和具体情况而有所不同。因此，在办理调档函之前，建议你先了解当地的具体规定和流程。
问题十三:人才中心都提供哪些服务?
①负责人事档案关系接受、调出相关手续；
②办理毕业生的转正定级；
③档案工资的晋级;
④职称晋升申报;
⑤办理落户手续;
⑥出具身份证明、落户证明、购房工龄证明、计划生育证明、出国政审等;
⑦ 代收代缴养老保险、失业保险、代办医疗保险手续等。
问题一：如何查询自己的档案？
以下为自查常见的几种渠道和具体方式:
① 全国人社局
注册并登录全国人社政务服务平台(http://zwfw.mohrss.gov.cn/)，点击【就业创业】板块。
在【跨省流动人员人事档案管理服务】中即可查看档案存档情况。
② 户籍地人才网
搜索户籍所在地人才网或人才交流中心网站，可以登录当地人才公共服务网，按照网站指引找到对应的查询窗口即可查询档案到档情况。
③ 毕业院校/旧工作单位
通过以上方法未能查找到档案存放地的同学，可以尝试联系一下本科院校档案管理处的老师或者以前工作单位的档案管理部门，咨询档案去向。
问题二:我可以自己保管档案吗?
不可以。档案要严格按照规定进行转递，严禁个人保管本人或他人档案。如遇毕业、工作单位变更等情况，请及时督促学校和上一次就业的单位按规定转递档案，切不可自带，更不可
拆封。
问题三:出国留学档案应该放在哪里?
① 高中毕业出国留学的
档案应当存放到户籍对应的区人才服务中心，原则上是就近办理，家长或孩子本人可携带未拆封的就读高中学校档案、孩子本人身份证原件或复印件、户口本原件和复印件、留学签证
复印件或国外院校录取通知书打印件，已在国(境)外就读人员，须提交国(境)外院校有效期内的在读证明”或“学生证”复印件一份，办理档案存放手续。这些项目中的涉及外文的材料需提供经过公证处公证的翻译件。
②高校毕业出国留学的
档案一般会由学校发回生源地或由学校暂管，个人不会接触到。特别提醒:如果是计划参加公务员及事业单位考试录用的，除了留学服务中心出具的学历学位认证证书，档案里还需要有国外学习期间所有的成绩表和配套的翻译件。
问题四:已经出国好几年了，现在档案该怎么办?
如果已经出国好几年了，家长可以尽快将未拆封的档案交到户籍对应的人才服务中心保管。如果已经取得相关国外学历学位的，还需要通过国家教育部留学服务中心认证学历学位，并将“学历学位认证书”打印件一并提交存档。这里特别提示下，对于在港澳台地区学习的，也是需要做学历学位认证的。
问题五:离校后，就不知道档案在哪该怎么办?
对于高校毕业出国留学人员来说，流动人员人事档案已经形成，一般由学校发回生源地人才服务机构或者由学校暂时保管。因此，出国留学离校后不知道档案在哪里，可到户籍地人才中心或毕业学校查询档案，生源地在南京的也可以咨询江苏省高校招生就业指导服务中心。
问题六:回国工作，该如何办理自己的档案?
留学回国工作人员，需要通过国家教育部留学服务中心办理学历学位认证，并将“学历学位认证书”打印件归入档案，然后根据需要将档案送至相对应的档案管理部门进行保管，比如国企、事业单位录用人员，档案需要转到录用单位保管，民营企业聘用人员，根据企业开户托管情况到用人单位所在地的人才机构进行保管，出国前在人才机构办理过档案保管手续的，也可以将学历学位认证证书和劳动合同等工作材料送到档案所在机构，继续留存在原档案管理机构。
问题七:档案损毁、遗失、变死档如何补救?
毕业生档案转寄过程中，档案遗失或损毁需要补办。
（一）补办方法
①在工作单位和毕业学校开具学籍档案遗失或者是失效的证明，加盖公章。(包括高中、大学);
②人事局开具档案激活或者是补办的申请；
③按照档案内所需要的材料到学校等地一 一补办；
④提交身份证复印件等个人资料后进行档案激活或者补办:
⑤由档案接收机构进行档案审查，确认档案齐全无遗漏后封存，补办完成。
注:档案千万不要放在自己手里，超过两年或者私自拆开的话，就变成了死档。变成死档之后，需要激活。
(二)死档激活方法:
①带着户口本、身份证、学信网打印的学历证明等去户籍地人才市场/交流中心请求接收你的档案。
②应届毕业生可以联系学校管理档案的老师，让老师帮忙寄到人才中心。
③在职的小伙伴可以委托单位走调档手续，转到接收档案的相关部门。
问题八:档案私自打开怎么办?
如果档案被私自打开，这可能会破坏其真实性和保密性，导致档案成为“无效”档案，影响其在升学、考公务员、评职称等事项中的正常使用。以下是一些建议的处理方法:
①立即停止使用:一旦发现档案被私自打开，应立即停止使用该档案，避免进一步的损害或风险。
②核实材料:仔细检查档案中的材料，确认是否有任何篡改、丢失或损坏。如果发现任何问题，应立即记录并报告给相关部门。
③联系相关部门:与负责档案管理的部门或机构联系，如学校、人才中心或人事局等，向他们报告档案被私自打开的情况，并咨询他们的建议和指导。
④寻求帮助:如果无法自行处理或解决问题，可以寻求专业的档案服务机构或律师的帮助。他们可以提供专业的建议和解决方案，帮助你恢复档案的真实性和保密性。
⑤补办档案:如果档案中的材料已经丢失或损坏，可能需要重新补办档案。具体的补办流程和材料要求可能因地区和机构而异，可以向相关部门咨询或查询相关规定。
问题九:开调档函是不是必须亲自去?
不一定必须本人亲自去。虽然有些情况下需要本人前往办理相关手续，例如前往公司人事部门或接收档案的部门办理证明，然后携带证明及有效身份证件前往人才市场开具《调档函》，但也有情况允许他人代办。
其实，调档函调档案可以让他人代办，但为了保险起见，最好本人去办理。在办理过程中，需要明确说明调档的目的、需要调阅的档案资料的具体内容和范围，以便档案管理机构进行审核和档案检索。
注:不同地区的具体规定可能有所不同，建议根据当地的相关规定和流程进行办理。
问题十:档案管理服务机构的职责和服务是什么?
（一）职责
流动人员人事档案管理服务机构(以下简称档案管理服务机构)包括县级以上(含县级)人民政府设立的公共就业和人才服务机构，以及经省级人力资源社会保障行政部门授权的单位，
其他任何未经授权的单位不得开展流动人员人事档案管理服务工作。
严禁个人保管本人或他人人事档案。
（二）服务
①档案的接收、转递；
②档案材料的收集、鉴别和归档;
③档案的整理和保管;为符合相关规定的单位提供档案查(借)阅服务;依据档案记载出具存档、经历、亲属关系等相关证明材料；
④为相关单位提供入党、参军、录(聘)用、出国(境)等政审考察服务;党员组织关系的接转等。跨地区就业创业流动人员的人事档案，可由其户籍所在地或现工作单位所在地的档案管理服务机构管理。
问题十一:调档函去哪里开?
调档函的开具地点主要取决于你希望将档案调往的档案管理机构。以下是一些可能的开具地点和步骤:
①档案接收单位:首先，你需要明确你的档案将调往哪个档案管理机构，然后前往该机构并申请一份调档函。在申请之前，你需要与该机构确认其是否能够接收你的档案。
②人才服务中心:在某些情况下，你可能需要前往当地的人才服务中心开具调档函。你需要先前往接收地的人才服务中心开具《接收函》，并加盖公章。然后，你可以凭借这份
《接收函》前往调出地的人才服务中心办理相关手续。
③国家重要的国企和事业单位:如果你希望将档案调往某些特定的国企或事业单位，这些单位可能也有权开具调档函。但请注意，在这些地方开具调档函的前提是你需要进入这些单位入职。
问题十二:调档函办理流程?
在办理调档函时，你需要按照接收地工作人员的要求携带相关证明材料，如毕业证、身份证等。然后，你需要填写相关的表格或登记表，并缴纳可能存在的费用。在审核无误后，人才
中心的工作人员会为你开具调档函，并盖上人才中心的公章。
注:以上步骤和地点可能因地区和具体情况而有所不同。因此，在办理调档函之前，建议你先了解当地的具体规定和流程。
问题十三:人才中心都提供哪些服务?
①负责人事档案关系接受、调出相关手续；
②办理毕业生的转正定级；
③档案工资的晋级;
④职称晋升申报;
⑤办理落户手续;
⑥出具身份证明、落户证明、购房工龄证明、计划生育证明、出国政审等;
⑦ 代收代缴养老保险、失业保险、代办医疗保险手续等。
