毕业生档案百科指南

毕业生档案百科指南

2024-07-18 15:12:20
毕业生档案百科指南

随着每年毕业季的临近,不管你是在向往着诗和远方,还是在策划着生活担当,即将阔别校园的你,对自己的档案可得长点心!因为它涉及今后的职称评定、社保办理等各种活动,可谓是牵一发而动全身,因此为各位同学准备了一份快问快答式超级百科指南,带大家全面了解关于毕业生档案的那些事

问:什么是毕业生档案?
答:毕业生档案是学生毕业前家庭情况、学习成绩、身体状况等的文字记载材料,在校时叫学籍档案(也叫学生档案),毕业后叫人事档案。是个人政治面貌、学习经历和工作经历的记录,也是用人单位选拔、人事管理和服务的依据。

毕业生的人事档案由学籍档案转换而来,是指毕业生毕业后,在其学籍档案中放入该毕业生的报到证,然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构。这时的学籍档案正式成为人事档案,它是通过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议,然后履行相关毕业程序并取得报到证后的档案。


问:什么是报到证?
答:《报到证》由原来《派遣证》转化而来,全称为《全国普通高等学校毕业生就业通知书》(简称报到证)。其作用是:
1.毕业生到就业单位报到的凭证和依据。
2.毕业生参加工作时间的初始记载和凭证。
3.调档凭证。毕业生到就业单位报到时,须持《报到证》(蓝页)。学校相关部门依据《报到证》为毕业生办理档案转递、组织关系转移和户籍迁移等手续,就业单位所在地公安部门凭《报到证》为毕业生办理落户手续,就业单位凭《报到证》为毕业生办理相关工作手续。
④对自主创业的毕业生可凭《报到证》到有关部门办理减免有关税费手续。
⑤毕业生到非国有单位就业时办理人事代理手续的凭证。
⑥毕业生就业的证明。
⑦干部身份证明。

问:毕业生怎样办理报到证?
答:在学校就业系统登记毕业去向,办理离校手续时由学院统一发放。

问:24届之后应届毕业生还需要去领取报到证吗?
答:根据《国务院办公厅关于进一步做好高校毕业生等青年就业创业工作的通知》(国办发(2022)13号)第十条规定,从2023年起,不再发放《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》和《全国毕业研究生就业报到证》(以下统称就业报到证),取消就业报到证补办、改派手续,不再将就业报到证作为办理高校毕业生招聘录用、落户、档案接收转递等手续的必需材料。

问:学生档案内有哪些材料?
答:主要包括两部分材料:
(1)高中档案材料:入团志愿书、高中毕业生登记表、高考报名登记表、体检表、高考志愿表等;
(2)大学档案材料:入学登记表、毕业生成绩单、学籍卡、毕业生登记表、报道证、在校期间奖励、表彰及其他有关须装档的材料等。

问:学生档案有什么作用?
答:学生档案对于个人来说,无论是就业、工作调动、办理户口、出国政审、职称评审、工资调整,还是入党(团)以及离退休手续的办理、各项证明的出具等等,都将以档案材料的审核为重要依据。

问:学生档案是如何转递的?
答:主要通过EMS渠道邮寄、学校派专人送达、用人单位凭有关证明材料派专人领取等方式进行转接,不允许由邮局普通、挂号邮寄等方式转递,更不允许个人自带和请人代领。
一般有五大去向:
1、继续在本校深造的,档案留校;
2、毕业后去其它学校深造的,档案转到所在学校;
3、已签约单位有档案保管权限的,档案转到工作单位;
4、已签约单位无档案保管权限,可根据就业单位或户籍所属行政区(市),将档案转到相应的档案管理服务机构;
5、自费出国留学、未就业、自主创业或进行自由职业的,档案转回户籍所在地的县(区)档案管理服务机构。

问:毕业生填写地址要注意什么?
答:毕业生与用人单位签约时,应询问清楚用人单位的性质:如果是国家机关、国有企业事业单位,它们是有人事管理权的,可以接收档案;而其它各类非公有制单位、民营机构一般是无人事管理权的,要通过人才交流中心或其他公共服务机构来接收档案。
毕业生应在签订的《就业协议书》的档案接收详细地址一栏填写详细地址+单位名称+具体接收部门,各学院就按上面的地址上报招生就业处供其编制派遣方案,档案馆再根据派遣方案邮寄档案,当接收地址与单位不一致时,统一按接收地址寄出;未签订《就业协议书》的学生,档案将寄回生源地。往年有学生因地址填写错误导致档案无法寄出,影响自己就业报到、工资待遇、升学录取等。

问:毕业生如何对待自己的档案?
答:①高度重视,了解相关的档案知识。
②毕业时,抓紧办理就业报到证,将档案放在就业单位档案管理部门,或者方便自己利用的地方人才交流中心托管。
建议未就业时将档案放在人才交流中心托管
根据国家相关政策,规定毕业生毕业后暂时找不到就业单位的,其档案可免费由学校保存两年。为此,有些同学就误以为既然学校免费保存,就无须再由人才交流机构托管了。在这两年里,学校只是保存档案,不会添加这两年你工作的档案记录,如你的转正定级、职称评定等。按国家政策规定,大中专毕业生毕业(以报到证人事部门签署日期为准)一年后,即可中所在单位人事部门或委托的人才交流机构批准转正定级;本科毕业生毕业工作一年(以报到日期计)、大中专毕业生毕业工作满三年可申报初级职称,由所在单位人事部门或委托的人才交流机构负责办理。由此可见,学校保存档案只是存放档案,起不到其他作用。

问:为什么不建议将档案留存学校?
答:尽管国家规定毕业生毕业后暂时找不到工作,其档案可费由学校保管两年,但是很多同学毕业后就忘了档案,等到要用的时候发现档案已经过期,回学校可能就找不到了。

问:毕业生如何追踪自己的挡案?
答:毕业生档案邮寄地址按照就业报到证左上角地址或调档函(原件)显示单位(加盖公章)即红章地址邮寄。有严格的交接签收程序,一般情况下不会遗失。毕业生应主动尽快到EM
S查询档案是否寄到该单位。查询时限一般为一年,超过一年EMS不再办理档案查询业务。

问:毕业生怎样调转档案?
答:毕业生必须凭报到证或调挡函办理调挡手续方可调挡,
(一)凭报到证调档:报到证左上角地址即为发档地址,
1、考取国家公务员调档:凭录用文件办理报到证,然后再调档;
2、大学生村官、招教、选调生等情况调档:凭调档函或凭就业协议书办理报到证,然后调档;
(二)凭调档函调档:调档函(原件)显示单位(加盖公章)即为发档地址;


问:考取外校研究生如何调档?
答:1、应届生调档,等毕业材料齐全后凭调档函直接调档(档案寄往考取学校要求的地址);
2、请在就业系统网详细登记学院、姓名、学号、班级、联系方式和档案寄往的详细地址。

问:毕业后档案的去向?
答:①目标院校
对于成功考研上岸的应届毕业生来说,毕业后档案会直接从本科院校调档至上岸的目标院校。
    ②工作单位或工作单位所在地的人才交流中心
    毕业后已经落实工作且就业于国家机关或国有企事业单位的,可以直接将档案存放在工作单位;
    非公企业不具备档案管理权,在非公企业就业的应届毕业生可以将档案存放在工作单位所在地的人才交流中心。
    ③户籍所在地的人力资源与社会保障局或人才交流中心
    想要继续二战考研的应届毕业生,可以选择将档案存放在户籍所在地的人力资源与社会保障局或人才交流中
    ④本科院校
    一些本科院校允许应届毕业生通过申请“暂缓就业"继续有放档案两年。需要注意的是,两年后学校仍会将档案转移到毕业生户籍所在地的人力资源与社会保障局或人才交流中心。
    ⑤教育部留学服务中心
    有出国留学打算的应届毕业生,可以选择将档案存放到教育部留学服务中心进行保管。


问:大学毕业后档案去哪儿了?
答:高校毕业生离校时由高校根据其就业去向转递档案到机关、国有企事业单位就业或定向招生就业的档案转递至就业单位或定向单位
到非公单位就业的档案转递至就业地或户籍地公共就业人才服务机构
暂未就业的可根据本人意愿转递至户籍所在地流动人员人事档案管理服务机构保管,或按规定在原高校保留两年

问:档案能自己携带吗?
答:不可以。毕业生从校园到职场档案也要跟着变动,员工离职跳槽也可能涉及档案转递的问题。学校会根据毕业生的毕去向,转到有人事管理权限的用人单位或相应的公共就业和人才服务机构。毕业生工作单位发生变化时,要按照有关规定转递人事档案。所以,千万不要将档案拿到自己手里不然档案能会遗失或无法享受相关服务哦!

问:毕业生档案内有哪些材料?
答:一般而言,毕业生档案内主要包括高中阶段材料、高等学校毕业生登记表、学习成绩单、就业通知书(报到证下联)、党团志愿书材料、奖惩材料、就业报到证、毕业离校前体检表等。
(注:2023年起,毕业生就业报到证不再发放)


问:毕业生档案有什么作用?
答:档案除供用人单位考察录用人员之外,也是维护个人权益和福利的凭证,无论是工作调动、考研、公务员招考,还是职称评审、考资格证、工龄认定、社保办理、住房补贴发放、入党、办理退休等都要用到它。

问:应届生毕业后档案有哪些去处?
答:应届生毕业后档案可以发至生源地人力资源与社会保障局、发至你所在单位(你的单位需要有档案管理权限)委托公共就业和人才服务机构进行管理。
如果你工作了,且工作单位有档案管理权限:可以将档案发至你所在单位。
如果你工作了,工作单位没有档案管理权限:
1.可以委托单位所在地人力资源市场进行管理。
2.可以发至生源地的人力资源与社会保障局进行管理。
如果你没有工作,正处于待业期:
档案可发至生源地的公共就业和人才服务机构,或与学校协商,暂时由学校保管。
如果你是继续考研的:
1.档案可发至生源地的公共就业和人才服务机构。
2.若考研被录取,应及时进行档案调动,并将档案发至即将就读的学校进行学籍档案管理。

问:毕业生生源地和户籍所在地不一致,档案邮寄地址应填哪个?
答:在非公单位就业或未就业的高校毕业生,当生源地和毕业时的户籍所在地不一致时,一般将档案邮寄至户籍所在地的流动人员人事档案管理服务机构。在机关、国有企事业单位工作的,一般邮寄至工作单位。

问:档案可以存放在非户籍就业地吗?
答:除超大城市外,在非公单位就业高校毕业生的人事档案可存放在户籍地或就业地的流动人员人事档案管理服务机构。超大城市的具体政策可咨询当地人社部门。对在机关、国有企事业单位就业的高校毕业生来说,档案由毕业生所在的机关、事业单位保管。

问:什么样的机构可以存放毕业生档案?
答:县级以上(含县级)人社部门所属公共就业和人才服务机构,以及经人力资源和社会保障部门授权管理流动人员人事档案的机构,可保管在非公单位就业和离校未就业的高校毕业生档案。在机关、国有企事业单位就业的毕业生,档案由本单位保管。

问:毕业生可以自行保管档案吗?
答:不可以。根据中共中央组织部、人力资源社会保障部等五部门《关于印发<流动人员人事档案管理服务规定>的通知》
(人社部发(2021)112号)第六条明确规定:严禁个人保管本人或他人人事档案。

问:档案能一直保管在学校吗?
答:按照政策学校只代为保管两年。如果超过两年还未落实工作单位,学校则会将档案发回户籍所在地的公共就业和人才服务机构保管。

问:哪些毕业生档案应委托档案管理服务机构管理?
答:非公有制企业和社会团体组织就业的、自费出国留学的、自由职业或灵活就业以及离校未就业的高校毕业生档案。

问:毕业后,学校将档案直接给了本人,该如何处理?
答:应尽快与户籍地的公共就业与人才服务机构联系。切记不要将密封好的档案拆封,也不要自己保存档案!

问:毕业生档案存放收取费用吗?
答:不收取。自2015年1月1日起,根据《流动人员人事档案管理服务规定》(人社部发(2021)112号)文件精神,各级公共就业和人才服务机构应提供免费的流动人员人事档案基本公共服务,不得收取档案保管费、查阅费、证明费、档案转递费等名目的费用。

问:专升本后档案需要注意什么?
答:专转本考试通过之后,需要涉及到一个学籍移交问题,最后到所考的本科院校里面,领取毕业证,并且和自考不同的是,专转本的学历是全日制本科院校的学历,因此这就涉及到一个档案移交的问题,为了避免许多不必要的麻烦,需要我们多多重视。
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